Soutien à la mission - 2024-2028 - Événements nationaux et internationaux

Le programme de Soutien à la mission offre une aide financière récurrente, pour un cycle de quatre ans, aux organismes artistiques stables, reconnus pour l’excellence de leurs réalisations, pour la qualité de leur gestion et de leur gouvernance ainsi que pour leur important apport à la collectivité québécoise.

Par ce programme, le Conseil souhaite :

• soutenir de façon prévisible le travail des organismes qui façonnent le paysage artistique québécois;
• encourager la création, la production et la diffusion d’œuvres québécoises diversifiées et de qualité;
• assurer à la population québécoise l’accès aux arts;
• stimuler l’engagement des organismes artistiques dans la collectivité et sur le territoire;
• encourager l’intégration d’une nouvelle génération d’artistes, de créatrices et créateurs et de travailleuses et travailleurs culturels qui assureront la vitalité artistique du Québec;
• assurer une meilleure représentativité dans les œuvres et dans les espaces de diffusion des différents groupes composant la société québécoise;
• encourager le milieu artistique dans l’adoption de pratiques soucieuses de l’environnement.

• Être une personne morale légalement constituée sans but lucratif, ayant son siège social au Québec et dont la majorité des administratrices et administrateurs sont des citoyennes et citoyens canadiens résidant habituellement au Québec ou des résidentes et résidents permanents au sens de l’article 2(1) de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés qui résident habituellement au Québec.

• Avoir cinq années d’existence au moment du dépôt de la demande.
  • Clause d’exception pour les organismes fusionnés dans les cinq dernières années :  la nouvelle entité juridique est admissible lorsque la date de constitution de l’un des organismes la composant est antérieure à 2019.

• Avoir au moins cinq années de réalisations professionnelles liées à son mandat et avoir repris ou maintenu ses activités depuis le 28 février 2022, date de levée des restrictions liées à la fréquentation dans le contexte de la pandémie de COVID-19 au Québec.

• Correspondre au profil d’organisme pour lequel une demande est déposée.

• Afficher aux états financiers se terminant en 2022 ou en 2023 un ratio supérieur ou égal à -5 % au regard de l’actif net total / actif total.
  • Dans le cas où un organisme ne répond pas à cette exigence, le Conseil examinera ses résultats des exercices financiers se terminant en 2017, en 2018 et en 2019; 
  • Si l’addition de ces résultats (total des revenus - total des dépenses) couvre le montant du déficit de l’actif net total affiché dans les plus récents états financiers, l’organisme sera rendu admissible.

• Être à jour dans sa reddition de comptes au Conseil, tous programmes confondus.
  • Est réputé à jour dans sa reddition de comptes un organisme dont tous les rapports dus ont été approuvés par le Conseil. La date de dépôt des rapports doit tenir compte d’un délai de 20 jours ouvrables pour l’analyse et l’approbation par le Conseil.

• Avoir le statut « immatriculée » au Registre des entreprises du Québec.

• Disposer d’un règlement ou d’une politique relative aux questions d’éthique, d’intégrité et de déontologie, notamment en ce qui a trait à la gestion des conflits d’intérêts auxquels administratrices et administrateurs, dirigeantes et dirigeants ainsi que membres du personnel peuvent être exposés.

• Disposer d’une politique de prévention du harcèlement psychologique et de traitement des plaintes conformément à l’article 81.19 de la Loi sur les normes du travail et à l’article 43 de la Loi sur le statut professionnel des artistes des arts visuels, du cinéma, du disque, de la littérature, des métiers d’art et de la scène.

• Pour les organismes de création et de production en arts de la scène, démontrer le respect des ententes avec les associations professionnelles d’artistes lorsque l’organisme est lié par de telles ententes.

• S’engager, au cours du cycle de financement 2024-2028, à :
  • s’inscrire à la plateforme Creative Green Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre et à produire, avec la collaboration et l’accompagnement du Conseil québécois des événements écoresponsables (CQEER), le détail des données relatives à leur empreinte carbone;
  • adopter un plan d’action en matière de développement durable incluant une composante écoresponsable.

De plus, l’organisme doit répondre aux conditions suivantes :

• Une subvention au Soutien à la mission ne peut couvrir une période déjà soutenue en Programmation spécifique.
• Aucune demande au Soutien à la mission ne peut être déposée si une demande concernant en tout ou en partie la même période de soutien et les mêmes activités est à l’étude en Programmation spécifique.
• Un organisme ne peut avoir deux demandes à l’étude, l’une au Soutien à la mission et l’autre à la Programmation spécifique, concernant en tout ou en partie la même période de soutien et les mêmes activités.
• Pour un organisme non soutenu à la mission en 2023-2024 (exercice financier du Conseil), la date de début de l’exercice financier de la première année de la demande doit être le ou après le 1^er février 2024.

Dans un souci d’encourager l’adoption de pratiques écoresponsables par le milieu culturel, le Conseil évalue la dimension écoresponsable des activités des organismes.

Les organismes demandeurs sont invités à faire état des différents gestes par lesquels ils contribuent au maintien de l’intégrité de l’environnement et à la lutte contre les changements climatiques.

En fonction de leur situation et de la nature de leurs activités, les organismes pourront, par exemple, faire état d’actions écoresponsables en matière, entre autres  :

• de gestion des matières résiduelles;
• de création et de production;
• de gestion d’infrastructure;
• de déplacement des personnes, des œuvres et des équipements;
• d’alimentation et d’hébergement;
• d’équipement;
• de documentation, de publications et de matériel promotionnel.

L’analyse de la demande tient compte également de la santé financière et administrative de l’organisme. À cet égard, sur la base des données réelles fournies par l’organisme demandeur, le Conseil procédera à un examen de la situation budgétaire et de la gouvernance de l’organisme, selon les paramètres suivants :

• Examen de la situation budgétaire :
  état des actifs nets (incluant un portrait de leur évolution); part des revenus autonomes; diversification des sources de financement public et autres.
• Examen de la gouvernance : 
  clarté des rôles et mandats au sein de l’organisme (composition du conseil d’administration (C.A.) et structure organisationnelle); diversification des profils et des compétences au sein du C.A.; fonctionnement du C.A, mise en place de mesures de contrôle et de suivi; conformité de l’assemblée générale.

Les demandes de subvention franchissent les étapes suivantes :

1. Admissibilité - par les chargées et chargés de programmes

Les demandes sont analysées en premier lieu par les chargées et chargés de programmes du Conseil en fonction des conditions générales d’admissibilité et des objectifs du programme.

2. Acquittement du mandat - par le comité consultatif

Les demandes jugées admissibles sont soumises au comité consultatif. Celui-ci évalue au mérite les critères relatifs à l’acquittement du mandat.

Le comité est formé en vertu de la Politique concernant les jurys, les comités et les appréciateurs du Conseil (439 Ko)  Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre.Les membres sont des personnes reconnues pour leurs compétences dans le domaine concerné et possèdent une bonne connaissance des organismes et de leur incidence sur le milieu artistique.

3. Écoresponsabilité – par des appréciatrices et appréciateurs

Cet aspect de la demande, lorsque rendue admissible, sera évalué par des appréciatrices et appréciateurs issus des milieux artistiques qui détiennent une expertise reconnue en matière d’écoresponsabilité dans le milieu culturel ou dans un autre secteur d’activité. L’évaluation tiendra compte des ressources dont disposent les organismes ainsi que des possibilités propres aux différents profils.

L’évaluation de ce critère sera considérée indépendamment de celles de l’acquittement du mandat et de l’efficacité organisationnelle.

4. Efficacité organisationnelle – par les chargées et chargés de programmes

Toutes les demandes admissibles font l’objet d’un examen de la situation financière et de la gouvernance par les chargées et chargés de programmes, sur la base des données réelles fournies par les organismes demandeurs.

5. Décision - par le conseil d'administration

Les résultats de l’évaluation de l’acquittement du mandat et des efforts consacrés à l’écoresponsabilité ainsi que l’examen de la situation financière et de la gouvernance sont soumis à la direction et finalement au conseil d’administration pour décision.

À cet égard, la décision du conseil d’administration du Conseil est finale.

Le conseil d’administration se réserve le droit d’accorder un Soutien à la programmation spécifique à un organisme demandeur au Soutien à la mission. La durée de ce soutien sera alors déterminée par le conseil d’administration.

Les membres du conseil d’administration, les membres du personnel du Conseil ainsi que les membres des jurys et comités sont toutes et tous soumis à un code d’éthique et de déontologie Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre. Chacune de ces personnes doit agir de bonne foi dans l’exercice de ses fonctions et s’abstenir de prendre part à toute discussion relative à une demande d’aide financière qui risque d’être entachée par une situation de conflit d’intérêts. De plus, aucune de ces personnes ne peut utiliser à ses propres fins les informations confidentielles ou privilégiées qui lui sont communiquées.

Un organisme admissible au Soutien à la mission peut, en s'adressant par écrit à la secrétaire générale du Conseil, faire une demande de révision s'il juge inéquitable le traitement de sa demande de subvention de Soutien à la mission au regard des critères et des conditions établis.

Une demande de révision ne peut porter uniquement sur le montant de la subvention accordée à l'organisme ou sur le refus du Conseil d'accorder à l'organisme une subvention à la mission.

Toute demande de révision doit concerner un dossier traité par le Conseil pendant l'année en cours et être acheminée au plus tard le 15 septembre de la même année.

Après analyse de la demande de révision, et sur recommandation de la secrétaire générale du Conseil, le conseil d'administration du Conseil est appelé à statuer sur la demande de révision présentée par l'organisme. La décision du conseil d'administration du Conseil devient alors finale et sans appel. Elle n'est plus sujette à une autre demande de révision.

Le Conseil informe l'organisme demandeur de sa décision, à la suite de l'évaluation de sa demande, dans un délai d'environ cinq mois après la date d'inscription.

L'organisme inscrit à Mon dossier CALQ reçoit un courriel l'invitant à consulter son dossier en ligne pour connaître le résultat.

Si la demande est acceptée, l'organisme demandeur reçoit la lettre d'annonce et d'entente décrivant l'ensemble des modalités et conditions relatives au versement et à l'utilisation de la subvention.

Si la demande est refusée et que l'organisme n'est pas inscrit à Mon dossier CALQ, le Conseil communique sa décision par écrit.

Tout organisme ayant déposé une demande inadmissible recevra une lettre identifiant les motifs de l'inadmissibilité.

Acheminez votre demande au programme de Soutien à la mission pour l’inscription du 1^er février 2024 par Mon dossier CALQ. À la fois simple et sécuritaire, ce mode de transmission assure l’envoi de dossiers complets et en facilite le traitement.

Afin de faciliter le processus d’évaluation, le Conseil n’acceptera que les documents demandés.

Vous devez procéder en deux étapes :

1^ère étape - Dépôt de documents dans la nouvelle section Soutien à la mission

• Une section Soutien à la mission a été ajoutée dans le profil de votre organisme. Cette section permet d'effectuer le dépôt de documents attestant de l'admissibilité de votre organisme.
• C’est aussi dans cette section qu’un organisme qui ne bénéficiait pas d’un soutien à la mission en 2023-2024 doit déposer l’annexe Efficacité organisationnelle à remplir par les nouveaux demandeurs.
• Vous devez joindre chacun des documents indiqués; dans certains cas, des confirmations vous seront demandées.
• Lorsque vous avez terminé, transmettez vos documents en cliquant - dans la section Profil - Soutien à la mission de votre dossier CALQ - sur le bouton "Transmettre".
• Le Conseil sera alors avisé du fait que votre organisme a complété cette 1^ère étape et pourra valider le contenu des documents.

Important : Vous pouvez acheminer vos documents au Conseil en tout temps avant le 1^er février 2024.

2^e étape - Transmission des formulaires de demande, des autres documents requis et du matériel d’appui

• À cette étape, vous devez simplement créer une nouvelle demande dans Mon dossier CALQ Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre, selon le profil de votre organisme.
• Si votre organisme exerce plus d’un mandat, sélectionnez votre profil principal pour entrer dans le système.
• Joignez les formulaires et documents tel que demandé et transmettez votre demande complète après avoir rempli la déclaration finale.

Vous devez remplir les deux parties du formulaire prévu à cet effet et fournir un dossier complet en vous assurant d'y inclure toutes les pièces exigées.

Notez que la partie 2 du formulaire est conçue pour Excel, version 2010 et suivantes. À défaut de disposer d'une de ces versions, il est recommandé d'utiliser le format LibreOfficeCe lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre du formulaire afin de ne pas compromettre les données.

Le Conseil émet un accusé de réception par courriel. Les organismes inscrits à Mon dossier CALQ peuvent suivre l’évolution du traitement de leur demande directement dans leur dossier en ligne.

Sous réserve des dispositions de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, le Conseil respecte la confidentialité des documents et renseignements en sa possession ainsi que de ceux qui lui ont été transmis.

Les modalités d’attribution d’une subvention sont décrites dans une lettre d’entente qui doit être signée par une personne représentant l’organisme et dûment autorisée par celui-ci.

La subvention du Conseil doit être complémentaire à d’autres sources de revenus. Lorsque l’organisme demandeur connaît le montant des subventions qu’il obtient du Conseil et d’autres organismes publics, il doit préparer un budget révisé et équilibré qu’il soumettra au Conseil.

La subvention accordée peut s’appliquer à une partie ou à l’ensemble des activités décrites par l’organisme demandeur dans sa demande. Si celui-ci ne peut réaliser une partie ou l’ensemble des activités qui ont fait l’objet de la subvention, il doit aussitôt en aviser le Conseil. Le Conseil peut, conséquemment, ajuster le montant de la subvention, et l’organisme demandeur peut être tenu de rembourser une partie ou la totalité de la subvention.

L’organisme bénéficiaire d’une subvention doit, dans les quatre mois qui suivent la fin de son exercice financier, fournir :

• un rapport d’utilisation de subvention qui se compose, entre autres, d’un rapport financier et d’un ensemble de données statistiques comme cela est spécifié dans la lettre d’entente. Ce rapport doit être produit à même le formulaire Rapport final d’activitéCe lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre disponible sur le site Web du Conseil et être transmis selon les directives d'envoi Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre en vigueur. Pour qu’un organisme soit admissible au dépôt d’une nouvelle demande, tous les rapports d’utilisation de subvention dus doivent avoir été reçus et approuvés par le Conseil;
• des états financiers adoptés par résolution du conseil d’administration, selon les modalités suivantes :

L’organisme qui, au cours d’une même année, reçoit une ou plusieurs subventions de toutes sources publiques, incluant le Conseil, doit présenter des états financiers de sa dernière année d’activité. Ceux-ci doivent indiquer de façon détaillée la provenance et le montant de chaque subvention reçue de sources publiques (provinciale, fédérale et municipale). L’organisme doit se conformer aux exigences suivantes :

• Si le total de ces subventions est inférieur à 50 000 $, les états financiers peuvent être préparés par l’organisme;
• Si le total de ces subventions se situe entre 50 000 $ et 250 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’un rapport d’examen préparé par un expert-comptable;
• Si le total de ces subventions est supérieur à 250 000 $, les états financiers doivent être vérifiés ou avoir fait l’objet d’un audit par un comptable agréé.

Nonobstant ce qui précède, le Conseil se réserve le droit de réclamer en tout temps des états financiers vérifiés d’un organisme qu’il subventionne ainsi que des états financiers vérifiés du ou des organismes apparentés Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre et tout autre renseignement les concernant qu’il juge pertinent. L’organisme autorise le Conseil et lui assure l’accès, ou à ses représentantes et représentants dûment identifiés, aux heures normales de bureau, à ses locaux, à ses livres, à sa documentation, aux contrats signés entre l’organisme et les artistes, écrivaines et écrivains, collaboratrices et collaborateurs, ainsi qu’à tout autre document que le Conseil peut raisonnablement requérir aux fins d’application et de vérification de la présente entente; il permet aussi la reproduction de tout document nécessaire à ces fins.

L’organisme subventionné qui a des liens d’affaires avec un ou des organismes apparentés Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre doit :

• être l’unique bénéficiaire de ses surplus, subventions et autres apports externes;
• fournir la preuve que les transactions avec des sociétés apparentées respectent les règles suivantes :
  • elles doivent être documentées formellement par contrat ou par entente écrite,
  • elles doivent faire l’objet d’une divulgation par voie de notes aux états financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus,
  • les conditions et les coûts y découlant doivent être au moins comparables à ce qui prévaudrait avec une tierce partie;

• rendre disponibles, sur demande du Conseil, les états financiers de l’organisme apparenté.

L'organisme bénéficiaire d’une subvention doit se conformer aux lois québécoises qui lui sont applicables, entre autres:

• la Loi sur le statut professionnel des artistes des arts visuels, du cinéma, du disque, de la littérature, des métiers d’art et de la scène;
• la Loi sur l'équité salariale (L.R.Q., chapitre E-12.001) et la Charte de la langue française (L.R.Q., c. C-11), notamment pour l'organisme qui compte plus de 50 personnes à son emploi;
• les dispositions des articles 321 à 330 de la Section III (Des obligations des administrateurs et de leurs inhabilités) du Code civil du Québec.

Au cours du cycle de soutien à la mission, un organisme qui subit des changements importants au mandat ou qui éprouve des difficultés sur les plans artistique, de la diffusion, du développement, de la gestion ou de la gouvernance pourra être assujetti aux modalités prévues à la Politique d’encadrement des organismes soutenus à la mission Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre.

L’organisme bénéficiaire d'une subvention doit se conformer aux Normes et visibilité du logo du Conseil Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre.

Le défaut de se conformer aux modalités d’attribution d’une aide financière et aux conditions particulières qui s’y rattachent de même que le non-respect des lois en vigueur qui leur sont applicables peuvent compromettre l’admissibilité ultérieure de l’organisme aux programmes du Conseil.

• Charte de la langue française  Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
• Code civil du Québec  Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
• Lexique  Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
• Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnelsCe lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
• Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
• Loi sur l'équité salariale  Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
• Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés  Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
• Loi sur le statut professionnel des artistes des arts visuels, du cinéma, du disque, de la littérature, des métiers d’art et de la scène Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
• Normes et visibilité du logo du Conseil  Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
• Politique concernant les jurys, les comités et les appréciateurs  Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre