Sommaire

Responsables de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels

En vertu de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, une demande d'accès à des documents peut être faite par écrit ou verbalement, tandis qu'une demande d'accès à des renseignements personnels doit toujours l'être par écrit. Les deux types de demandes doivent être adressés au responsable habilité à rendre, au nom de l'organisme public, une décision en la matière, laquelle peut faire l'objet d'une demande de révision auprès de la Commission d'accès à l'information.

Pour accéder à un document qui n’est pas sur notre site Internet ou aux renseignements personnels détenus par le Conseil des arts et des lettres du Québec qui vous concernent, vous pouvez en faire la demande par la poste, par télécopieur ou par courriel aux personnes responsables de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels :

À cet effet, vous pouvez consulter, sur le site Internet de la Commission d’accès à l’information du Québec, la procédure d’accès aux documents Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre, les indications relatives à la protection des renseignements personnels Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre ainsi que des lettres types Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre de demande.

Organisation

• Organigramme Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
• Personnel de direction ou d'encadrement Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
• Plan de classification des documents

Lois et règlements

• Loi sur le Conseil des arts et des lettres du Québec Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
• Loi sur la gouvernance des sociétés d'État Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
• Règlement de régie interne du Conseil d'administration du Conseil des arts et des lettres du Québec

Services, programmes et formulaires

• Services offerts par le Conseil
• Programmes offerts par le Conseil

Documents

Documents transmis lors d'une demande d'accès

• Documents transmis en réponse à une demande d'accès

Éthique

• Code d’éthique des membres du conseil d'administration du Conseil des arts et des lettres du Québec Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
• Code d’éthique et de conduite à l’intention du personnel du Conseil des arts et des lettres du Québec Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
• Code d’éthique des membres des comités d’évaluation, des appréciatrices et des appréciateurs du Conseil des arts et des lettres du Québec (270 Ko)

Politiques, procédures et plans d'action

• Plan d'action à l'égard des personnes handicapées
• Plan d’action de développement durable
• Plan d'action internationale
• Plan stratégique
• Politique concernant les jurys, les comités et les appréciateurs
• Politique d’encadrement du soutien à la mission Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
• Politique d'attribution de prix et reconnaissances Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
• Politique de confidentialité
• Politique de diffusion de l'information Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
• Politique de gestion des plaintes Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
• Politique linguistique Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
• Politique d'utilisation des médias sociaux (nétiquette) Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
• Politique de gestion et de gouvernance des renseignements personnels (243 Ko)
• Procédure relative à la gestion des incidents de confidentialité (222 Ko)

Documents d'intérêt public

• Études et rapports de recherche
• Statistiques

Documents déposés à l'Assemblée nationale ou à l'une de ses commissions parlementaires

• Rapports annuels de gestion
• Commission permanente de l'administration publique (2007) Exposé du PDG (58 Ko)
• Commission de la Culture (2000) - Textes de la PDG (74 Ko)
• Commission de la Culture (1999) - Mémoire présenté par le Conseil (168 Ko)
• Commission des États généraux sur l'éducation (1996) - Texte de la PDG et du vice-président du Conseil (60 Ko)
• Commission des États généraux sur l'éducation (1995) - Mémoire présenté par le Conseil (55 Ko)
• Rapport sur l’application de la Loi constitutive du Conseil des arts et des lettres du Québec (1 Mo) (2019)

Contrats, frais et dépenses

• Contrats conclus par le Conseil (système électronique d’appels d’offres SEOA) Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
• Frais et dépenses

Renseignements personnels

Inventaire des fichiers de renseignements personnels

Le Conseil établit et tient à jour un inventaire de ses fichiers de renseignements personnels, conformément aux dispositions de l'article 76 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Liste des fichiers de renseignements personnels:

• Fichier de la clientèle du Conseil (91 Ko)
• Fichier de dotation du personnel (88 Ko)
• Fichier de gestion des ressources humaines (89 Ko)
• Fichier membres du conseil d’administration (87 Ko)
• Fichier de gestion des plaintes (88 Ko)
• Fichier des demandes d’accès aux documents (91 Ko)
• Fichier pour la transmission de messages électroniques (87 Ko)
• Fichier de gestion du programme de Soutien à l’entrainement en danse et en arts du cirque (88 Ko)

Des mesures de sécurité sont prises pour assurer la protection de ces fichiers.

Lorsque les renseignements contenus dans ces fichiers sont sur papier, l'accès est contrôlé par des moyens tels que le contrôle de l’accès aux locaux à l'aide de cartes d’accès, la fermeture à clé des classeurs et une destruction sécuritaire des documents. Les renseignements contenus dans les fichiers informatiques sont protégés par des accès sécurisés aux fichiers, un environnement réseau et infonuagique sécurisé, une salle des serveurs sécurisée et un accès contrôlé aux serveurs.

Des mesures de sauvegarde journalière des données et d’élimination sécurisée des données sont mises en place ainsi que des pratiques de vérification des données et des programmes. Le matériel est conservé dans un endroit sécurisé, et des mesures de sécurité concernant l’utilisation des ordinateurs portables sont en vigueur.

Registre des communications de renseignements personnels

Le Conseil est tenu d’inscrire dans un registre toute communication de renseignements personnels conformément aux dispositions de l’article 67.3 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Cette obligation concerne, entre autres, la communication d’un renseignement personnel ou nominatif à toute personne ou organisme, sans le consentement de la personne concernée, si cette communication est nécessaire à l’application d’une loi du Québec.

Registre de communications de renseignements personnels (632 Ko)

Reddition de comptes publique sur les interventions en ressources informationnelles

Cette section présente les faits saillants des réalisations complétées au bénéfice des citoyens et des entreprises dans le cadre des interventions d’évolution en ressources informationnelles de l’exercice 2018-2019. La présidente-directrice générale du Conseil atteste la fiabilité des données présentées et des contrôles afférents.

Prestation électronique de services (PES)

Le développement des formulaires ciblés pour les organismes au projet dans Mon dossier CALQ – Organisme a permis de clore le projet de PES au 31 décembre 2018 comme prévu.

Outre les économies matérielles générées (papier, enveloppes, reproduction, frais postaux, entreposage), la révision des processus pour y inclure des échanges d’information numérique permet notamment de faciliter le dépôt des demandes, le suivi et la reddition de comptes, d’automatiser diverses tâches administratives ainsi que de diminuer les délais de traitement et la charge de travail liés à la ressaisie des données tout en limitant les erreurs.

En utilisant Mon dossier CALQ – Organisme :

• L’organisme artistique peut mettre à jour ses coordonnées rapidement.
• L’organisme peut présenter une demande de subvention dans la plupart des programmes de soutien aux activités. Il peut réutiliser certaines informations d’une demande à une autre (dossier client permanent, recopie de productions). Plusieurs règles d’admissibilité sont intégrées au formulaire en ligne de manière à les traiter à la source. Une solution permet la gestion du matériel d’appui via la PES, incluant les documents « lourds » par liens Web.
• L’organisme peut consulter le statut d’une demande en tout temps et apprendre la réponse à une demande dès que cette information est disponible.
• L’organisme peut produire sa reddition de comptes sous format Web en réutilisant les données saisies à sa demande (données révisées et finales de subvention).
• Les employés du Conseil peuvent assurer un suivi en ligne auprès des organismes artistiques à l’occasion de l’analyse des données de reddition de comptes. Chaque organisme peut donc bénéficier d’un suivi personnalisé de l’analyse et apprendre rapidement l'acceptation de ses données révisées et finales de reddition de comptes.
• L’organisme peut déposer les pièces requises et les employés du Conseil peuvent assurer le suivi des pièces et conditions d’octroi de la subvention (lettres d’entente, contrats et autres documents).
• Les employés du Conseil peuvent exploiter les données recueillies afin d’alimenter la reddition de comptes (rapport annuel de gestion, etc.).

Les mises en ligne récurrentes sont planifiées de manière à assurer la pérennité technologique ainsi que l’adéquation de Mon dossier CALQ avec les besoins internes et externes. La mise en ligne du 22 mai 2019 a notamment permis :

• De mettre à niveau l'infrastructure technologique sur laquelle repose la PES conformément aux versions recommandées par le Centre de services partagés du Québec qui héberge la PES.
• D’ajouter l'identifiant unique (ISNI) dans le profil et dans la page finale de l'inscription de l'organisme afin d’assurer un meilleur suivi du nombre d’artistes et d’organismes dotés d’un ISNI favorisant la découvrabilité sur le Web.

Ainsi, dans les prochaines années, le Conseil pourra mettre à profit la PES afin de poursuivre la transformation numérique de ses activités de mission.

Optimisation du milieu de travail

Dans sa volonté de mettre en place un environnement de travail et des façons de faire favorisant l’agilité et la collaboration, le Conseil a déployé une solution qui soutient le travail à distance pour améliorer la mobilité. Ainsi, les employés autorisés peuvent accéder au réseau du Conseil lorsqu’ils sont en déplacement ou en télétravail.

Références utiles

• Commission d'accès à l'information Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
• Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre (L.R.Q., chapitre A-2.1)
• Ministère du Conseil exécutif Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre (Accès à l'information)
• Politique de diffusion de l'information au Conseil des arts et des lettres du Québec Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre
• Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre (lien vers le site des Publications du Québec)
• Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements nominatifs Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre (lien vers le site des Publications du Québec)